Teostos kulturstiftelses dataskyddsbeskrivning

• vem som är personuppgiftsansvarig och dennes kontaktuppgifter
• vilken typ av personuppgifter vi behandlar och varifrån uppgifterna samlas in
• för vilka ändamål vi använder personuppgifter och den rättsliga grunden för behandlingen
• hur länge vi sparar uppgifter
• vilka möjligheter du har att påverka
• vart uppgifter överförs och lämnas ut
• hur uppgifterna skyddas
• hur vi kan göra ändringar i dataskyddsbeskrivningen.

Vänligen läs innehållet i denna dataskyddsbeskrivning. Observera också att vår webbplats kan innehålla länkar till tredjepartstjänster. Om du klickar på dessa länkar och kommer till en tredjepartstjänst uppmanar vi dig att läsa de principer som gäller för behandling av personuppgifter på den sidan.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Teostos kulturstiftelse sr
3431198-2

Musikhamnen, Kägelhamnen 2 A, 02150 Esbo

Kontaktperson: 

Teijamari Jyrkkiö,

Personuppgiftsbiträde:

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande personuppgiftsbiträden:

• Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare.
• Trust Services ApS, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium.
• Hetzner Online GmbH, all information i registret lagras på Hetzners servrar.

Vilken typ av personuppgifter behandlar vi och varifrån samlas de in?

Vi behandlar vanligtvis följande uppgifter:

• uppgifter om sökande av stipendium och projektstöd, inklusive uppgifter som behövs för att identifiera den sökande (såsom namn, adress, telefon, e-postadress, personbeteckning/FO-nummer) samt uppgifter som den sökande lämnat om sig i ansökan (såsom meritförteckning, arbetsprover, andra uppgifter som den sökande bifogat sin ansökan, eventuella referenser som inhämtats med den sökandes samtycke och andra uppgifter som behövs för ansökan)

• uppgifter om stipendiater och mottagare av projektstöd, såsom kontonummer, uppgifter om begäran om utbetalning av stipendium eller projektstöd och om betalningstransaktioner, uppgifter om beslutsdatum, uppgifter om eventuella ändringar gällande stipendium eller stöd eller deras återbetalning, uppgifter om anmälan av stipendium eller projektstöd till myndigheter, uppgifter om elektronisk identifiering i samband med begäran om utbetalning, stipendiatens eller projektstödsmottagarens redovisning av användningen av stipendiet eller projektstödet

• uppgifter om intressenternas kontaktpersoner, såsom namn, kontaktuppgifter, titel samt namn på den organisation som kontaktpersonen representerar och organisationens FO-nummer och kontaktuppgifter.

Personuppgifterna får vi från den registrerade själv eller från den organisation han eller hon företräder. 

Dessutom övervakar vi användningen av vår webbplats med hjälp av programmet WP Statistics, som inte använder kakor (cookies) och endast samlar in anonymiserad statistik om besök på webbplatsen.

För vilka ändamål använder vi personuppgifter och vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Vi behandlar uppgifter för följande ändamål:

• Uppfyllande av stiftelsens ändamål: Vi behandlar de uppgifter som du lämnar för att kunna uppfylla stiftelsens ändamål. Denna behandling baseras på vårt berättigade intresse. Vi behandlar dina personuppgifter i samband med behandling, analys och arkivering av ansökningar. Dina personuppgifter kan även behandlas för uppföljning och utbetalning av beviljade stipendier och projektstöd. Vi behandlar personuppgifter också för att kommunicera stiftelsens verksamhet till relevanta intressenter.

• Offentliggörande: Vi offentliggör beviljade stipendier och projektstöd på vår webbplats, i stiftelsens verksamhetsberättelse och i pressmeddelanden. Offentliggörandet av dessa uppgifter grundar sig på ett allmänt intresse. 

• Tillvaratagande av våra rättigheter: Vi kan behöva behandla personuppgifter för att utöva eller försvara rättsliga anspråk eller för att lösa tvister i godo. Denna behandling baseras på vårt berättigade intresse.

• Uppfyllande av lagstadgade skyldigheter: Vi är skyldiga att samla in personuppgifter för att rapportera myndigheterna om beviljade stipendier och projektstöd. Uppgifter lämnas ut till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt. Dessutom kan vi vara skyldiga att spara vissa personuppgifter för att följa bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning. Behandlingen är då nödvändig för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.

Vi kan använda AI-baserade verktyg i analys av ansökningar eller annan behandling av personuppgifter, men vi utför inte profilering eller fattar automatiserade beslut som har rättsliga eller andra betydande konsekvenser för dig. 

I den mån behandlingen grundar sig på ett allmänt intresse har vi bedömt att det ligger i samhällets intresse att ha tillgång till transparent information om vad stiftelsen använder sina tillgångar till. Baserat på berättigat intresse kan stiftelsen följa sin verksamhet, fördelningen av stipendier och projektstöd, den sökandes ansökningshistorik, utbetalning av stipendier och projektstöd samt utreda eventuella missbruk. Vi har bedömt att ovan beskrivna behandling inte står i strid med den sökandes grundläggande rättigheter eller friheter.

Hur länge sparar vi uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ovan beskrivna ändamålen. Vanligtvis sparar vi uppgifter enligt följande:

• Avslagna stipendie- och projektstödsansökningar: Kontaktuppgifter och bilagor raderas från avslagna stipendie- och projektstödssansökningar efter tre år från behandlingsåret. Därefter överförs uppgifterna för analys och arkivering enligt beskrivningen nedan.

Ofullbordade utkast till ansökningar och rapporter sparas i högst två år eller tills den sökande själv raderar dem.

• Beviljade stipendier och projektstöd: Uppgifter om beviljade stipendier och projektstöd sparas för behandlingsändamål i minst 13 år från ansökningsdatum, varefter personnummer och kontaktuppgifter för den sökandes kontaktperson och arbetsgruppens medlemmar raderas från ansökningssystemet. Därefter överförs uppgifterna för analys och arkivering enligt beskrivningen nedan. Utbetalningsuppgifter sparas i minst 10 år från den senaste transaktionen i enlighet med bokföringslagen. 

• Analys och arkivering: För analysändamål baserat på berättigat intresse eller för arkivering samt för vetenskaplig och historisk forskning i enlighet med artikel 89 i EU:s allmänna dataskyddsförordning sparas uppgifter om ansökningar som finns kvar i ansökningssystemet i 30 år. 

Under arkiveringsfasen överförs uppgifter om stipendier och projektstöd för permanent lagring. Uppgifterna minimeras och kontaktuppgifterna till den sökande samt till kontaktpersonerna och medlemmarna i en arbetsgrupp raderas, liksom bilagorna till en ansökan som fått avslag.

• Beviljade stipendier och projektstöd som offentliggörs på webbplatsen samt uppgifter i beslutsprotokollens noter om stipendier och projektstöd lagras permanent på grundval av allmänintresse. 

• Intressenter: Kontaktuppgifter till intressenter sparas så länge personen innehar en position där denne sannolikt skulle kunna vara intresserad av stiftelsens verksamhet. Den registrerade kan också själv begära att uppgifterna raderas. 

Observera att vi kan spara uppgifter om det är nödvändigt för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. 

Vilka möjligheter har du att påverka?

I den utsträckning som gällande lagstiftning tillåter och ålägger utövar vi de rättigheter som beskrivs nedan:

• Rätt till tillgång: Du har rätt att få bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas eller inte. Om dina personuppgifter behandlas har du rätt att få tillgång till dem, förutsatt att detta inte inverkar negativt på andras rättigheter och friheter. 

• Rätt till korrigering och radering av uppgifter: På din begäran korrigerar eller raderar vi personuppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller onödiga med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Uppgifterna raderas inte om de är nödvändiga till exempel för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

• Rätt att återkalla samtycke: Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

• Rätt att invända och begränsa: Du kan invända mot behandling som baseras på berättigat intresse av skäl som hänför sig till din specifika situation. Då begränsas behandlingen under den tid vi bedömer grunderna för att invända mot behandlingen. Behandlingen kan också begränsas bland annat om du bestrider personuppgifternas korrekthet, då behandlingen begränsas under den tid vi säkerställer uppgifternas korrekthet. Om det finns ett synnerligen viktigt och motiverat skäl för behandlingen som väger tyngre än dina rättigheter eller friheter, eller om behandlingen av uppgifter är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk, kontaktar vi dig för att fortsätta behandlingen av uppgifter.

• Rätt att lämna in klagomål: Du kan lämna in ett klagomål till myndigheten om dina personuppgifter har behandlats i strid med denna dataskyddsbeskrivning och gällande lagstiftning. Kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten, dataombudsmannen, hittar du på www.tietosuoja.fi. 

För att utöva ovan nämnda rättigheter, vänligen kontakta adressen i punkt 1. Vi kommer att be dig verifiera din identitet för att försäkra oss om att uppgifterna inte lämnas ut till någon annan än den registrerade själv.

Vart överförs och lämnas uppgifter ut?

Vi använder underleverantörer vid behandling av uppgifter och garanterar då genom avtalsarrangemang att uppgifterna behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Om vi överför uppgifter utanför EU eller EES ser vi till att skyddsnivån för personuppgifter är tillräcklig, bland annat genom att underteckna avtal om sekretess och behandling av personuppgifter som krävs enligt lag, till exempel genom att använda EU:s standardavtalsklausuler. 

Vi lämnar inte ut uppgifter till tredje part för deras egna, självständiga ändamål i andra fall än de som anges nedan:

• Myndigheter: Vi kan lämna ut personuppgifter på det sätt som behöriga myndigheter förutsätter och enligt gällande lagstiftning.

• Andra aktörer som beviljar finansiering: Uppgifter om den som söker stipendium eller projektstöd kan vid behov lämnas ut till en annan aktör som beviljar finansiering.
• Indrivning och rättsliga anspråk: Vi kan lämna ut dina uppgifter till utvalda partner för att driva in våra fordringar och för att utöva och försvara rättsliga anspråk.

• Samtycke: Med ditt samtycke kan vi lämna ut dina personuppgifter till våra partner. 

Hur skyddas uppgifterna?

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig behandling. Sådana åtgärder är bland annat användning av brandväggar och krypteringsteknik, ändamålsenlig passerkontroll, begränsade användarrättigheter, utbildning av personal som deltar i behandlingen av personuppgifter samt noggrant urval av underleverantörer. 

Kan det göras ändringar i denna dataskyddsbeskrivning?

Vi utvecklar ständigt vår verksamhet och kan ändra denna dataskyddsbeskrivning. Ändringar kan också bero på ändrad lagstiftning eller nya myndighetsanvisningar. Vi rekommenderar att du läser dataskyddsbeskrivningen med jämna mellanrum. 

Denna dataskyddsbeskrivning uppdaterades senast den 2 maj 2025.