Teoston kulttuurisäätiön tietosuojaseloste

Pyydämme tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön. Pyydämme myös huomioimaan, että sivustomme saattaa sisältää linkkejä kolmansien osapuolten palveluihin. Jos painat näitä linkkejä ja siirryt kolmannen osapuolen palveluun, kehotamme sinua tutustumaan kyseisellä sivulla noudatettaviin henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin.

Kuka on rekisterinpitäjä?

Teoston kulttuurisäätiö sr
3431198-2
Musiikin Satama, Keilasatama 2 A, 02150 Espoo

Yhteyshenkilö:
Teijamari Jyrkkiö,

Henkilötietojen käsittelijä:
Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Yrjönkatu 27
00100 Helsinki

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

• Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille.
• Trust Services ApS, henkilöiden tunnistautuminen myönnettyjen apurahojen ja stipendien maksatuspyynnön yhteydessä.
• Hetzner Online GmbH, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Hetznerin servereillä.

Millaisia tietoja käsittelemme ja mistä tiedot kerätään?

Käsittelemme tyypillisesti seuraavia tietoja:

• apurahan ja hanketuen hakijoiden tiedot, sisältäen hakijan tunnistamiseksi tarvittavat tiedot (kuten nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, henkilötunnus/y-tunnus) sekä hakijan itsestään hakemuksessa antamat tiedot (kuten ansioluettelo, työnäytteet, muut tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemuksensa tueksi, mahdolliset hakijan suostumuksella hankitut suositukset ja muut hakemusta varten tarvittavat tiedot)
• apurahan ja hanketuen saajien tiedot, kuten tilinumero, tiedot apurahan tai hanketuen maksatuspyyntöön ja maksutapahtumiin liittyen, tiedot päätöksen ajankohdasta, tiedot mahdollisista muutoksista apurahaan tai tukeen tai niiden palautumiseen liittyen, tiedot apurahan tai hanketuen ilmoittamisesta viranomaisille, tiedot sähköisestä tunnistautumisesta maksatuspyynnön yhteydessä, apurahan tai hanketuen saajan selvitys apurahan tai hanketuen käytöstä
• sidosryhmien yhteyshenkilöiden tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, titteli sekä yhteyshenkilön edustaman organisaation nimi, y-tunnus, yhteystiedot

Henkilötiedot saamme rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta.

Seuraamme lisäksi verkkosivustomme käyttöä WP Statistics -ohjelmalla, joka ei käytä evästeitä ja kerää verkkosivustolla käymisestä vain anonymisoituja tilastotietoja.

Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Säätiön tarkoituksen toteuttaminen: Käsittelemme antamiasi tietoja mahdollistaaksemme säätiön toiminnan tarkoituksen. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Käsittelemme henkilötietojasi hakemusten käsittelyn, analysoinnin ja arkistoinnin yhteydessä. Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös myönnettyjen apurahojen ja hanketukien seurantaa ja maksatuksia varten. Käsittelemme henkilötietoja myös viestiäksemme säätiön toiminnasta relevanteille sidosryhmille.
• Julkaiseminen: Julkaisemme myönnetyt apurahat ja hanketuet verkkosivustollamme, säätiön toimintakertomuksessa sekä tiedotteissa. Tietojen julkaiseminen perustuu yleiseen etuun.
• Oikeuksiemme turvaaminen: Voimme joutua käsittelemään henkilötietoja voidaksemme esittää tai puolustautua oikeusvaateeseen taikka ratkaistaksemme riitoja sovinnollisesti. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.
• Lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen: Meillä on velvollisuus kerätä henkilötietoja myönnetyistä apurahoista ja hanketuista viranomaisille tehtävien ilmoituksien tekemiseksi. Tietoja luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle. Voimme lisäksi olla velvoitettuja säilyttämään joitakin henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Saatamme käyttää hakemusten analysoinnissa tai muussa henkilötietojen käsittelyssä apuna tekoälypohjaisia työkaluja, mutta emme tee profilointia tai automatisoituja päätöksiä, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai muutoin merkittäviä vaikutuksia sinuun.

Siltä osin kuin käsittely perustuu yleiseen etuun, olemme arvioineet, että yhteiskunnan intressissä on saada avointa tietoa siitä, mihin säätiö omaisuuttaan käyttää. Oikeutetun edun perusteella säätiö voi seurata toimintaansa, apurahojen ja hanketukien kohdentumista, hakijan hakuhistoriaa, apurahojen ja hanketukien maksatuksia sekä selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä. Olemme arvioineet, että edellä kuvattu käsittely ei ole ristiriidassa hakijan perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa.

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Pääasiallisesti säilytysajat ovat seuraavat:

• Hylätyt apuraha- ja hanketukihakemukset: Hylätyistä apuraha- ja hanketukihakemuksista poistetaan yhteystiedot sekä liitetiedostot, kun käsittelyvuodesta on kulunut kolme vuotta. Tämän jälkeen tiedot siirretään analysointi- ja arkistointikäyttöön alla kuvatuin tavoin.
  Keskeneräiset luonnostilaan jääneet hakemukset ja raportit säilytetään enintään kaksi vuotta tai kunnes hakija itse poistaa nämä.
• Myönnetyt apurahat ja hanketuet: Myönnettyjen apurahojen ja hanketukien tiedot säilytetään käsittelykäytössä vähintään 13 vuotta hakemuspäivästä, minkä jälkeen hakujärjestelmästä poistetaan hakijan yhteyshenkilön sekä työryhmän jäsenten henkilötunnukset sekä yhteystiedot. Tämän jälkeen tiedot siirretään arkistointi- ja analysointikäyttöön alla kuvatuin tavoin. Maksatustiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan eli vähintään 10 vuotta viimeisimmästä maksutapahtumasta.
• Analysointi ja arkistointi: Oikeutetun edun mukaisia analysointitarkoituksia taikka EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 89 artiklan mukaista arkistointia sekä tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten hakemuksista säilytetään hakujärjestelmään jäljelle jäänyt tieto 30 vuoden ajaksi.
  Arkistointivaiheessa tiedot apurahoista ja hanketuista siirretään pysyvään säilytykseen. Tiedot minimoidaan ja niistä poistetaan hakijan sekä yhteyshenkilöiden ja työryhmän jäsenten yhteystiedot sekä hylätyn hakemuksen liitetiedostot.
• Verkkosivustolla julkaistut myönnetyt apurahat ja hanketuet sekä päätöspöytäkirjojen liitetiedoissa olevat tiedot apuraha- ja hanketukipäätöksistä säilytetään pysyvästi yleisen edun perusteella.
• Sidosryhmät: Sidosryhmien yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii asemassa, jossa hän voisi todennäköisesti olla kiinnostunut säätiön toiminnasta. Rekisteröity voi halutessaan myös itse pyytää tietojensa poistamista.

Huomioithan, että voimme säilyttää tietoja, jos ne ovat tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Millaisia vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

Toteutamme lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa alla kuvatut oikeudet:

• Pääsyoikeus: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin edellyttäen, että tietojen antaminen ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
• Tietojen oikaisu- ja poisto-oikeus: Pyynnöstäsi oikaisemme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai tarpeettomat henkilötiedot. Tietoja ei poisteta, jos ne ovat tarpeen esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen.
• Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi tai vapautesi tai tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, olemme sinuun yhteydessä tietojen käsittelyn jatkamiseksi.
• Valitusoikeus: Voit tehdä valituksen viranomaiselle, jos henkilötietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Valvovan viranomaisen, tietosuojavaltuutetun, yhteystiedot löytyvät osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme sinua olemaan yhteydessä kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen. Pyydämme sinua todentamaan henkilöllisyytesi, jotta voimme varmistua siitä, ettei tietoja anneta muulle henkilölle kuin rekisteröidylle itselleen.

Mihin tietoja siirretään ja luovutetaan?

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Jos siirrämme tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n mallisopimuslausekkeita hyödyntäen.

Emme luovuta tietoja kolmansille niiden omia, itsenäisiä käyttötarkoituksia varten muissa kuin alla mainituissa tapauksissa:

• Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Muut rahoitusta myöntävät tahot: Apurahan tai hanketuen hakijan tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toiselle rahoitusta myöntävälle taholle.
• Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa tietojasi valikoiduille kumppaneillemme saataviemme perimiseksi sekä oikeusvaateiden esittämiseksi ja puolustamiseksi.
• Suostumus: Voimme suostumuksellasi luovuttaa henkilötietojasi kumppaneillemme.

Miten tiedot suojataan?

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja salaustekniikoiden käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, rajatut käyttöoikeudet, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

Voidaanko tähän tietosuojaselosteeseen tehdä muutoksia?

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön tai viranomaisohjeistuksen muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 2.5.2025.